Certamente, acumulamos uma quantidade absurda de papéis durante a vida. Mas alguns deles devem mesmo ser guardados por um determinado período. De acordo com a advogada Sylvia Maria Mendonça do Amaral, de 43 anos, que milita na área cível há 20, o ideal é manter um local apropriado só para guardar documentos. Pode ser um arquivo, uma cômoda ou outro móvel qualquer. Devemos começar o ano abrindo uma pasta para cada mês. Nelas, serão colocadas as contas pagas mês a mês. Ao final do ano, a papelada deve ser transferida para uma pasta anual maior. Dessa forma, é mais fácil encontrar um comprovante quando necessário.
Segundo a advogada, problemas de perda ou esquecimento de comprovantes ocorrem, freqüentemente, com os seguros de saúde. Na ânsia de atender o parente, ninguém se lembra de guardar os comprovantes que atestam o pagamento dos serviços médicos, para depois ser reembolsado pela seguradora. Resultado: só depois de entrar com uma ação contra a seguradora que o reembolso é efetuado. Nesses casos, ela diz que o usual é inverter o ônus da prova. Ou seja, a seguradora terá de provar que a pessoa não pagou.
Outro caso típico acontece com as mensalidades escolares. Sylvia lembra que, ao efetuar a rematrícula de seu filho no colégio ou faculdade particular, o pai ou responsável pelo estudante acredita que não precisa mais guardar os recibos pagos durante aquele ano. “Ele pondera que, se conseguiu fazer a rematrícula, é óbvio que está tudo quitado. No entanto, pode ocorrer um problema com o financeiro da instituição e este alegar que não foi paga alguma mensalidade. Se a pessoa não tiver guardado o recibo, só uma ação vai provar o contrário”, ressalta.
Para pagamentos e compras feitas pela internet, a advogada alerta que é necessário imprimir e guardar os comprovantes da mesma forma que os demais. No caso de débitos automáticos, os extratos do banco são os documentos que atestam a quitação do débito.
Segundo a lei
Para evitar contratempos e dores de cabeça em situações futuras, a Azevedo Sette Advogados preparou uma lista dos principais documentos que devem ser guardados, e indicou o tempo necessário para preservar cada um deles:
Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física: guardar por cinco anos, juntamente com todos os documentos apresentados para a dedução do Imposto de Renda. Base legal: Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° da Secretaria da Receita Federal.
Condomínio e aluguel: guardar por cinco anos os recibos de pagamento, juntamente com os recibos de pagamento do aluguel. Base legal: Lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional.
Notas fiscais e cupons fiscais (inclusive aqueles pagos pela internet): guardar temporariamente, durante a vida útil do produto, ou enquanto o serviço for prestado. A nota serve para reclamar na empresa fornecedora do produto/serviço, juntamente com o Certificado de Garantia. Base legal: Código de Defesa do Consumidor, Arts. 26,27.
Documentação Bancária: guardar por cinco anos, tempo exigido pela Receita Federal para esclarecer dúvidas sobre a Declaração de Imposto de Renda. Base legal: Lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional.
Comprovantes escolares: guardar por cinco anos todos os recibos de pagamento, para comprovar a dedução do imposto de renda. Base legal: Lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional.
Recibos médicos: guardar permanentemente. Poderá ser solicitado a qualquer momento pelo médico. O prazo é de vinte anos para exigir na Justiça a devolução de eventuais pagamentos indevidos, como os originados de aumentos abusivos.
Contas de luz, água, telefone: guardar por um ano. Em caso de eventual queixa contra a empresa prestadora de serviços, o consumidor deverá apresentar as últimas seis contas. Base legal: Lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional.
Prestação de imóveis: guardar até o final do contrato. Eliminar depois que estiver com a posse da escritura definitiva do imóvel.
Escritura de imóvel: guardar por todo o período em que houver posse do bem.
Cartão de Crédito: guardar o comprovante de compra somente até a chegada da fatura mensal com o devido lançamento da compra.
Comprovantes de débito automático: guardar até ter a confirmação, no extrato bancário, de que o respectivo valor foi debitado da conta corrente.
Consórcio: guardar temporariamente, por um período de cinco anos, após o ano do pagamento da última cota e liberação da alienação fiduciária sobre o veículo. Base legal: Lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional.
Contratos e pagamentos de empregados: guardar toda a documentação de empregados domésticos e caseiros, por cinco anos, para evitar problema com ação trabalhista no futuro.
IPTU: guardar enquanto houver posse do imóvel, juntamente com a escritura. Base legal: Lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional.
IPVA: guardar temporariamente, por cinco anos, juntamente com o Certificado de Propriedade do Veículo. Esta documentação poderá ser requisitada por ocasião de novo licenciamento. Base legal: Lei 5.172 Art 173 do Código Tributário Nacional.
Reportagem publicada no Suplemento Feminino do jornal O Estado de São Paulo